Columna: Maderitas

MADERITAS

Prevención  y detección de fraudes en las empresas

 

Hace algunos años nos sorprendió la difusión que hicieron los medios de comunicación, respecto a los fraudes cometidos por corporativos, y particularmente en las empresas FAMILIARES, las PYMES, incluso las de negocios pequeños, que carecen de cultura administrativa contable; lo cual ha tenido resonancia a nivel nacional, y hoy en día, con motivo de la crisis: económica política, financiera y de inmensa seguridad, pudieran ser más recurrentes en el entorno de las empresas de la iniciativa privada, particularmente en nuestra Ciudad de Iguala de la Independencia, y en varias cabeceras municipales del abandonado y mal administrado Estado de Guerrero, en constante quiebra económica política, social y particularmente de valores ético o morales, y no se diga el desmadre que prevalece en los Ayuntamientos.

Hay estudios estadísticos en los que se marca que da cada diez empresas, ocho han padecido fraudes. Lo cual resulta un porcentaje muy considerable

El fraude, está considerado como daño patrimonial que una persona ocasiona a un patrimonio ajeno, valiéndose de engaños; aprovechándose de errores, obteniendo lucro indebido, tipificado como acto deliberado de abuso de confianza para obtener un beneficio directo o indirecto, falsificando firmas, documentos, sustracción de bienes, etc.

Este acto delincuencial, lo puede cometer el personal de una empresa para obtener un beneficio económico, sin tener derecho, sin que le corresponda, sin autorización; afectando el patrimonio de las organizaciones, directa o indirectamente, en dinero, bienes u otros beneficios de origen irregular.

Otra modalidad de fraude, también se tipifica en la distorsión de registros contables, incluso electrónicos; lo cual, repercute en el control de operaciones que realizan las empresas, distorsionando con ello, su correspondiente efecto en la información financiera, para cubrir faltantes de bienes o recursos financieros, que sustraen con premeditación sus empleados o funcionarios de acuerdo al tamaño de cada empresa..

A continuación se presenta una lista en la que México está colocado en el rango mundial número dos mundial de los países en donde se comenten más fraudes

                                              Rango

Malasia                                     84

México                                      79

Estados Unidos                        74

Sudáfrica                                   72

Alemania                                   71

Brasil                                         69

 

En México ocho de cada diez empresas fueron víctimas de fraude a lo largo del año 2007, 48% cometidos por su personal, de acuerdo con una encuesta aplicada a 235 directivos de empresas por KPMG.*

*KPMG es  una empresa que se dedica a la asesoría de negocios en México

El 25% de los fraudes fueron cometidos por proveedores o clientes, agregó la consultoría internacional, que entrevistó a directivos de firmas que operan en el país y que registraron ingresos anuales desde menos de 200 millones y hasta 5,000 millones de pesos.

En uno de cada cuatro casos el monto defraudado es superior al millón de pesos  y en uno de cada 10 la cifra supera los cinco millones de pesos, detalló la consultora.

A los daños monetarios por fraude, las empresas deben sumar los perjuicios a su imagen corporativa, la pérdida de confianza entre los empleados, el desorden organizacional, la merma de clientes y la pérdida de contratos.

En cuanto al tipo de personas que cometen fraudes, la estadística indica lo siguiente:

Empleados y funcionarios              49%

Clientes                                          28%

Proveedores                                   23%

 

Las  áreas en las cuales se localizan mayores incidencias son:

* Inventarios

* Áreas de manejo de recursos financieros

* Oficinas de gestión, control operaciones de compra venta

* Departamento de presupuesto gastos

* Departamento de contabilidad

* Elaboración y pago de nóminas

Las personas que con más frecuencia cometen fraudes son los:

      Resentidos

      Que tienen ambiciones inapropiadas

      Quienes viven en quebranto económico  en sus hogares

¿Cuales pudieran ser las causales que generan los  fraudes?

Ø  La falta de control y conciencia empresarial

Ø  El deficiente proceso aplicado en la contratación de los recursos humanos

Ø  El estándar bajo de escolaridad

Ø  Los perfiles ocupacionales  inadecuados

Ø  Entre otras

Sin lugar a dudas, la selección y contratación de recursos humanos, es un aspecto importante, coyuntural; debido a que durante el proceso de contratación, desde el análisis de solicitudes de empleo que incluyen la entrevista, examen de admisión de conocimientos elementales-psicotécnicos, investigación de antecedentes, integración del expediente con documentos oficiales, como acta de nacimiento, credencial electoral, CURP, boleta o certificado de estudios y cartas de recomendación. Son elementos claves, para el adecuado conocimiento y administración de este recurso tan complejo, como son los seres humanos, por su diversidad en cuanto a personalidad.

Los recursos humanos, son como los diamantes, difíciles de encontrar, difíciles de pulir y difíciles de conservar, razón por la cual analógicamente, éstos deben someterse a una convocatoria, llevando a cabo una cuidadosa selección a través de entrevistas individuales, para examinarlos; y llevar a cabo una cuidadosa selección para incorporarlos a un proceso de capacitación y adiestramiento, detectar sus habilidades y sus perfiles ocupacionales e incorporarlos a la actividad laboral en los puestos o cargos específicos que correspondan.

         Entre otras causas, aunadas a lo anterior que pudieran estar relacionadas entre si, cmo el nivel educativo y jerárquico de funcionarios y empleados, su baja moral y principios, la carencia de un adecuado sistema de organización, que garantice control, situaciones que pudieran ser los principales orígenes de los fraudes, resultando por lo tanto, de enorme importancia la evaluación estricta de expedientes de estos recursos. Observándose también que la mayoría de empresarios, tienen bajo nivel de conciencia del problema, lo cual, impide que tomen medidas para disminuir la pérdida de rentabilidad por este motivo.

Recurriendo nuevamente a las estadistas, en nuestro país, en la mayoría de las empresas prevalece lo siguiente.

n  10% de personas deshonestas

n  10% de personas relativamente deshonestas

n  80% de personas que podrían cometer fraudes.

 

A continuación se presenta un detalle que ilustra lo descrito con antelación:

**  60% de los fraudes son cometidos por empleados de nivel bajo y medio

**  30% por gerente y jefes

** 10% por ejecutivos de máximo nivel

Para contrarrestar lo anterior, se requeriría que las empresas cumplieran con:

      Disponer de una adecuada carta de organización.

      Operaran con políticas y tener un sistema para la toma de inventarios FÍSICOS periódicos, sorpresivos para el personal operativo, de mostradores, jefes de almacén de mercancías. Incluso  efectuar recuentos de sus activos fijos, tales como equipo de cómputo, equipo de reparto: Vehículos automotores, motocicletas, etc.

      Efectuaran revisiones constantes de expedientes individuales de recursos humano

      ( Empleados) para evaluar su desempeño, para constar que están laborando en puestos de acuerdo a su perfil vocacional, de preparación escolar,  y sobre todo, de conformidad a su edad biológica.

      Verificaran arqueos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar periódicamente.

      Realizaran conciliaciones de cuentas bancarias mensualmente.

      Dispusieran de un formato de flujo de ingresos diarios.

      Radicaran fondos de caja fijos en los puntos de venta o de servicios para cambio, en morralla  o billetes.

      Verificaran que la documentación comprobatoria, sean facturas originales, notas de cargo o crédito, con los requisitos que establece el Código Fiscal de la Federación, entre otros ordenamientos del ramo.

      Revisar periódicamente que los sistemas de control interno establecidos, estén operando efectivamente.

      Efectuar arqueos de caja sorpresivos.

      Entablar comunicación frecuente con proveedores y acreedores, los principales clientes y prestadores de servicios.

      Entre otras.

 

La prevención

Consiste en establecer políticas de previsión antifraudes previamente planificadas, por ejemplo, al momento de contratar personal, someter a los solicitantes. Tener establecido un código de conducta, sistemas de control interno adecuados, supervisión permanente de parte del departamento de auditoria interna.

Revisar la documentación que proporcionen los solicitantes de empleo, y tener mucho cuidado con la falsedad en información que se recabe de éstos, particularmente sus certificados de estudios o cédula profesional.

Código de conducta*

Promover pláticas con el personal, para explicarles el contenido del tal código. Advertir que la empresa no tolera fraudes y que se sanciona hasta sus últimas consecuencias.

*El Código de Conducta, integra un conjunto de valores que deben tener establecidas las empresas, para que sus subordinados se apeguen a principios y reglas que rijan su cotidiano desempeño, para generar confianza y credibilidad.

 

Sistemas de control interno

Deben prevalecer los sistemas de procedimientos de control interno, que salvaguarden los activos de la empresa, que promuevan la eficiencia, que se produzca información confiable y oportuna, requiriéndose para tal efecto, tener operando la política de división de funciones.

Auditoria interna

En esta materia el proceso de recolección y evaluación de evidencias utilizadas para determinar cuando un sistema de control, incluso informático, salvaguarda sus activos, mantiene la integridad de sus datos, ejecuta eficazmente los objetivos marcados por la organización con efectividad y consume los recursos eficientemente, para poder prevenir y detectar fraudes, lo cual tiene gran relevancia.

Investigación forense

La constituyen las indagaciones legales, relacionadas con las cuestiones fraudulentas en las empresas, llevadas a cabo a través de especialistas, profesionistas que dominen diversas disciplinas, con sólida preparación académica aunada a la suficiencia profesional adquirida en los campos de investigación forense, informática, auditoria, y contabilidad, o sea, verdaderos peritos en la materia.

Las formas de cómo se pueden detectar los fraudes

• Cambios de estilo de vida de los funcionarios y empleados

Cambios del modus vivendi, sin que se haya producido un aumento salarial, da lugar a despertar la suspicacia, porque no se puede ocultar, cuando una persona comete derroches en su modo de vivir usualmente, sin que haya justificación de este hecho. Por ejemplo, el adquirir un automóvil, efectuara viajes de paseo, multiplicar el gasto de sus hogares, etc., etc.

• Por denuncia

Establecer un programa dentro de la empresa, para promover las denuncias de conductas atípicas que generalmente acaban en la comisión de fraudes. Pudiendo publicar mediante circular en la empresa o en los medios de comunicación, la clave de un correo para recibir toda clase de denuncias.

• Circunstancialmente, o por casualidad

Medidas recomendables para evitar fraudes

ü  Proporcionar un buzón de teléfono celular o correo electrónico para recibir denuncias

ü  Estableciendo controles de acceso y seguridad informática

ü  Coordinación y colaboración con los auditores externos

ü  Definición clara en los manuales de responsabilidades

ü  Programas de capacitación permanente

ü  Evitar la fijación de objetivos irreales

ü  Impulsar investigaciones sobre las irregularidades

Medidas preventivas

v  El personal debe tomar vacaciones

v  Otra persona debe hacer su función, sin que tenga ningún tipo de relación

v  Revisar frecuentemente los salarios

v  Predicar con el ejemplo

v  Tolerancia cero

v  Establecer política de no reingreso o contratación de personal

Tener disponible el Código de ética profesional, firmado por todos los trabajadores